안녕하세요.
기업통신 전문업체 비즈앤컴입니다.
사무실전화 대표 전화번호에
ARS(자동응답기능), 통화연결음(컬러링) 음원서비스를 활용하면
편리하고 효율적인 업무환경을 구축할 수 있습니다.
오늘은 사무실전화 ARS 자동응답기능 활용해
착신 설정하는 방법을 설명해드리겠습니다.
1.담당부서 자동연결 시스템
ARS 자동응답시스템 도입 전,
회사 전화 수신시
모든 전화를 구분없이 받아서 업무를 진행합니다.
고객 문의사항에 맞춰 담당자 or 담당부서로 전화를 돌려줍니다.
고객은 같은 문의를 여러번 하게되고
담당자연결까지 대기시간이 발생하게됩니다.
고객은 대기시간 없이
문의사항 담당자와 신속한 연결을 희망합니다.
각 문의별 담당자 / 담당부서로 바로 전화 연결을 해주는
ARS 자동응답 서비스를 등록하면 됩니다.
[ARS 멘트 예시]
"안녕하세요. OO입니다.
영업팀(상품문의)는 1번,
기술팀(네트워크관련 문의)는 2번,
경영팀(계산서발행 문의)는 3번,
기타 문의는 4번을 눌러주세요.
감사합니다."
ARS 자동응답시스템 도입 후,
담당자 또는 담당부서로 다이렉트로 연결됩니다.
2.부서 연결시 전화벨 울리는 방법(착신방법) 설정
ARS를 통해 문의별 담당부서에 전화 연결할때
전화벨이 울리는 방법을 부서별로 설정할 수 있습니다.
[착신설정 예시]
-1번 영업팀(상품문의) : 분배착신
고객이 영업팀과 연결을 희망하여 1번을 눌렀습니다.
1번이 입력되었을때, 전화벨이 울리는 전화 그룹을 선택하고
전화벨이 울리는 방법을 설정할 수 있습니다.
영업팀은 '분배착신' 방법으로 설정했습니다.
영업팀으로 연결되는 전화는
A,B,C 직원에게 고르게 분배되어 연결됩니다.
-2번 기술팀(네트워크문의) : 동시착신
고객이 기술팀과 연결을 희망하여 2번을 눌렀습니다.
2번이 입력되었을때, 전화벨이 울리는 전화 그룹을 선택하고
전화벨이 울리는 방법을 설정할 수 있습니다.
기술팀은 '동시착신' 방법으로 설정했습니다.
기술팀으로 연결되는 전화는
A,B,C 직원 전화벨이 동시에 울리게 되고
1명이 전화를 받으면 전화벨이 종료됩니다.
-3번 경영팀(계산서발행문의) : 순차착신
고객이 경영팀과 연결을 희망하며 3번을 눌렀습니다.
3번이 입력되었을때, 전화벨이 울리는 전화 그룹을 선택하고
전화벨이 울리는 방법을 설정할 수 있습니다.
경영팀은 '순차착신' 방법으로 설정했습니다.
경영팀으로 연결되는 전화는
1번 순서인 A직원에게 연결됩니다.
A직원이 통화중일경우에는 2번 순서인 B직원에게 연결됩니다.
*순차착신 : 미리 지정한 순서대로 전화벨이 울립니다.
*동시착신 : 그룹으로 지정한 모든 전화의 전화벨이 동시에 울립니다.
*분배착신 : 그룹으로 지정한 전화기의 전화벨이 골고루 분배해서 울립니다.
3.개별 내선번호
담당자의 직통 내선번호를 입력하면
해당 직원에게 전화연결이 됩니다.
[ARS 멘트 예시]
"안녕하세요. OO입니다.
담당자 내선번호를 아시면 내선번호를 입력해주시고,
내선번호를 모르신다면
영업팀(상품문의)는 1번,
기술팀(네트워크관련 문의)는 2번,
경영팀(계산서발행 문의)는 3번,
기타 문의는 4번을 눌러주세요.
감사합니다."
4.ARS 시간대별 설정 / 사전고지 안내
※ARS 자동응답기능은 시간대별 설정이 가능합니다.
[시간대별 ARS 멘트 예시]
-업무시간 : "안녕하세요.OO입니다.영업팀 1번~ 감사합니다."
-업무외시간 : "안녕하세요.OO입니다. 지금은 업무시간이 아닙니다. 업무시간에 다시 전화주시기 바랍니다. 감사합니다."
-점심시간 : "안녕하세요.OO입니다. 지금은 점심시간입니다. 오후1시이후 다시 연락주시면 친절히 상담 도와드리겠습니다. 감사합니다."
-휴일 : "안녕하세요.OO입니다. 토요일,일요일은 전화연결이 불가합니다. 평일 오전9시~오후6시사이 다시 연락주시면 친절히 상담 도와드리겠습니다. 감사합니다."
※ARS 자동응답기능은 ARS 연결 전, 사전고시 안내멘트 설정이 가능합니다.
사전고지 안내멘트 설정시 모든 멘트 안내 후에 전화가 연결됩니다.
[사전고시 안내멘트 예시 - 산업안전보건법 / 폭언방지 / 녹취안내]
"산업안전보건법의 고객응대 근로자 보호조치가 시행됨으로
모든 통화내용은 녹음됩니다.
연결된 상담원에게 욕설 및 폭언시 상담이 종료될 수 있습니다.
문의내용을 입력해주시면 바로 연결해드리겠습니다.
상품문의 1번, 배송문의 2번, 반품문의 3번, 기타문의 4번 입니다."
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비즈앤컴 음원서비스 (ARS/통화연결음)는
기업이 원하는대로 시나리오 구성이 가능하고
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ARS, CRM, 자동문자안내, 콜백, 통화녹음, 자동문자발송 등
다양한 솔루션을 조합하여
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